Tjänsteresor

Resebyråavtal

KTH har avtal med Egencia. Alla resor med flyg och tåg skall beställas av Egencia. Hotell (endast inrikes hotell faktureras), transfer ex. flygtaxi, flygbuss eller Arlanda Express kan också bokas genom resebyrån och faktureras KTH.

KTH-RES

När du är anställd och läggs till i HR + (vårt lönesystem) får du automatiskt ett användarkonto i resehanteringssystemet KTH-RES. Användarnamn och lösenord är samma som ditt kth.se-konto.

Reseorder

Boka din resa efter det att du har fyllt i en reseorder i KTH-RES och fått den beviljad av din chef. Reseorder är det dokumenterade sättet att styrka att resan är beordrad och att försäkringsförmåner gäller.

(Logga in i KTH-RES och följ dessa steg: Resa/Bokning/Skapa ny resa/Skapa ny reseorder/Fortsätt)

Min profil i KTH-RES

Du behöver fylla i dina kontaktuppgifter under Min profil och göra ett godkännande enligt personuppgiftslagen för att kunna boka en resa och även att få tillgång till onlinebokningssystemet.

Uppge fullständiga kontakuppgifter såsom mobiltelefonnummer och privat e-postadress när du fyller i din reseprofil, ifall resebyrån behöver komma i kontakt med dig under din tjänsteresa.

Boka resa

Resan bokas i självbokningssystemet eller personlig service telefon 08-555 237 20. Självbokningssystemet VIA Online hittar du i KTH-RES.

Ta med dig försäkringskort

Om du reser utomlands, ta med ett försäkringskort som du får av resesamordnaren, gäller förutsatt att det finns en godkänd reseorder, 2

För resor inom EU, beställ även ett EU Sjukförsäkringskort, beställ i god tid från Försäkringskassan. Detta kort är även bra att ha med sig på privata semesterresor.

Eurocardkort (FUP)

En förmån för alla anställda och i synnerhet anställda som reser i tjänsten och som har tjänsterelaterade inköp.

Reseförskott skall helst undvikas och istället skall du boka din resa genom resebyrån och använda Eurocardkort för betalningar. Om du trots det behöver ett reseförskott så kan du ansöka om det i reseordern, och invänta attest från chef. När du fått attest från din chef i systemet mailar du resor@itm.kth.se och meddelar detta för att de skall kunna administrera utbetalningen. Det är viktigt att maila när du har fått attest eftersom att resesamordnarna inte kan se i systemet om du har ansökt om förskott. Förskottet måste registreras och redovisas omedelbart efter resan och inte senare än tre månader eller så dras summan på lönen.

Medföljande

Det finns möjlighet att ta med Make/Maka/Partner på resan. Vid dessa tillfällen utgår ersättning för hotellrummet med 75 % av den totala summan.

Under resan

Behåll kvitton för tjänsterelaterade utlägg, ex. hotell, lokala resor, transfer som du

haft under resan, spara även boardingcards och biljetter.

Reseräkning

Efter tjänsteresan ansöker du om ersättning för resekostnader och traktamente genom att registrera en reseräkning i KTH-RES snarast efter resan. Reseräkningen måste administreras inom 12 månader för att ersättning skall kunna betalas ut.

Kvitton till reseräkningen

Lämna kvitton tillsammans med utskrift av utläggsbilaga, utskrift av reseräkning, resplan/Itinerary som visar dina restider, boardingcards, ev. bankutdrag om så behövs till din lokala reseadministratör. För deltagande vid en konferens, bifoga underlag såsom program, inbjudan och/eller bekräftelse.

Koppla reseförskott

Glöm inte att koppla ev. utbetalt reseförskott så att det kan kvittas i reseräkningen. 3

Inga utlägg?

Även om du inte haft några utlägg så måste du lämna underlag utskrift av reseräkning och utläggsbilaga till resegranskaren tillsammans med underlag som visar resans syfte, konferensinbjudan etc.

Traktamente och kostförmån

Traktamente ersätter ökade levnadsomkostnader under tjänsteresan såsom måltider och mindre utlägg som du får betala för själv. Om du blir bjuden på måltider under resan så ska traktamentet reduceras. Du kryssar i de måltider som du blivit bjuden på i rutorna under fliken måltider i reseräkningen. Om måltiderna ingått i en konferensavgift kryssar använder du kategorin måltid med Kostförmån. Hotellfrukost som ingår i rumspriset eller lunch/middag som är representation kryssas som måltid utan kostförmån.

Frågor och hjälp

Om du har frågor eller behöver hjälp, kontakta din reseadministratör på institutionen eller hör av dig resor@itm.kth.se

Till sidans topp